Làm xong website mới là bước đầu. Vài tháng sau, giá trên web đã cũ, plugin báo cập nhật, form khách gửi nằm trong hộp thư không ai mở. Bài này giải thích quản trị website là gì, gồm những việc nào theo ngày, tuần, tháng, và cách chọn giữa tự làm với thuê ngoài cho doanh nghiệp nhỏ.
Tóm tắt nhanh
- Quản trị website là chăm sóc website sau khi ra mắt để thông tin luôn đúng, website an toàn và mang về khách.
- Việc chia ba nhóm: nội dung, kỹ thuật và số liệu, mỗi nhóm có nhịp làm riêng theo ngày, tuần, tháng.
- Doanh nghiệp nhỏ có thể tự làm, thuê kỹ thuật viên theo giờ hoặc thuê gói quản trị theo tháng.
Quản trị website là gì?
Quản trị website là toàn bộ công việc chăm sóc một website sau khi đã làm xong, để website luôn đúng thông tin, chạy ổn định, an toàn và tiếp tục mang về khách. Nói cách khác, làm website giống như mở một cửa hàng, còn quản trị là việc mở cửa mỗi ngày, xếp lại hàng, thay bảng giá và dọn dẹp định kỳ. Cửa hàng đẹp đến đâu mà không ai trông cũng sẽ xuống cấp.
Với website làm bằng WordPress, phần lớn công việc diễn ra trong trang quản trị: đăng bài ở mục Bài viết, sửa nội dung ở mục Trang, cập nhật ở mục Plugin, đổi thông tin chung ở mục Cài đặt. Người quản trị không cần biết lập trình cho các việc này, nhưng cần biết việc nào làm được ngay và việc nào phải sao lưu trước.
Quản trị website khác bảo trì website thế nào?
Hai từ này hay bị dùng lẫn nhưng phạm vi khác nhau. Bảo trì là phần kỹ thuật: cập nhật mã nguồn và plugin, sao lưu, sửa lỗi để website chạy ổn định. Quản trị website khác bảo trì website ở chỗ rộng hơn: gồm cả bảo trì lẫn nội dung, hình ảnh, xử lý yêu cầu khách gửi và theo dõi số liệu. Một website được bảo trì kỹ vẫn có thể bán kém nếu sản phẩm cũ, giá sai và không ai trả lời form.
Công việc quản trị website gồm những gì?
Công việc quản trị website có thể chia thành ba nhóm, mỗi nhóm cần một kiểu kỹ năng và thường do một kiểu người phụ trách. Tách rõ ba nhóm giúp bạn biết việc nào giao được cho nhân viên nội bộ, việc nào nên để người làm kỹ thuật.
Quản trị nội dung website
Quản trị nội dung website là giữ cho mọi thứ khách nhìn thấy luôn đúng và đủ: thêm sản phẩm mới, sửa giá, thay banner khuyến mãi, đăng bài viết, cập nhật số điện thoại và địa chỉ. Đây cũng là nhóm việc gắn với khách nhiều nhất, vì một bảng giá cũ hay số hotline sai có thể làm mất khách ngay lập tức.
Nhóm việc này thường hợp với nhân viên marketing hoặc bán hàng, vì họ nắm thông tin sản phẩm và chương trình. Điều cần lưu ý là ảnh phải được nén và đặt tên trước khi tải lên, tiêu đề và mô tả bài viết cần có từ khoá người tìm thật sự gõ, nếu không website sẽ nặng dần và khó lên Google.
Quản trị kỹ thuật
Quản trị kỹ thuật là phần khách không nhìn thấy nhưng quyết định website có chạy được hay không: sao lưu, cập nhật WordPress và plugin, theo dõi bảo mật, sửa liên kết lỗi, kiểm tra tốc độ. Website WordPress cần phần này đều đặn vì plugin ra bản mới khá thường xuyên, và nhiều bản mới là bản vá lỗ hổng.
Ảnh trên cho thấy một tình huống hay gặp: plugin có bản mới nhưng không cập nhật được vì máy chủ còn chạy phiên bản PHP cũ. Người làm kỹ thuật sẽ sao lưu trước, nâng phiên bản PHP trên hosting, cập nhật rồi mở lại các trang chính và thử gửi form. Việc bấm cập nhật hàng loạt mà không sao lưu là nguyên nhân quen thuộc khiến website trắng trang hoặc vỡ giao diện.
Theo dõi số liệu và SEO
Nhóm thứ ba là đọc số liệu để biết website đang mang về gì: bao nhiêu người vào, từ đâu tới, trang nào được xem nhiều, bao nhiêu người gửi form hay bấm gọi. Từ đó, người quản trị đề xuất việc cho tháng sau, chẳng hạn viết thêm bài cho từ khoá đang lên, sửa trang có nhiều người thoát, hay xử lý trang bị Google báo lỗi.
Phần này cần quen với Google Analytics và Google Search Console. Doanh nghiệp nhỏ thường không cần báo cáo dày, chỉ cần mỗi tháng một trang tóm tắt con số chính và việc đã làm là đủ để ra quyết định.
Quản trị website bán hàng cần thêm gì?
Với website bán hàng, ba nhóm việc trên vẫn đủ nhưng dày hơn, vì mỗi ngày có đơn mới và tồn kho thay đổi. Người quản trị cần xem đơn chờ xử lý, cập nhật hàng hết để khách không đặt nhầm, và đặt lịch bật tắt giá khuyến mãi đúng ngày bắt đầu, kết thúc chương trình. Một chương trình giảm giá quên tắt có thể bán dưới giá cả tuần mà không ai để ý.
Phần kỹ thuật cũng cần cẩn thận hơn. Sau mỗi lần cập nhật WooCommerce hoặc plugin thanh toán, vận chuyển, hãy đặt thử một đơn từ đầu tới cuối và xem email xác nhận có về hay không. Phí giao hàng, mã giảm giá và các cách thanh toán nên được thử lại mỗi tháng, vì đây là những chỗ khách dễ bỏ giỏ nhất khi có lỗi.
Lịch việc quản trị theo ngày, tuần, tháng
Cách dễ nhất để không bỏ sót là chia công việc theo nhịp. Bảng dưới đây là lịch gợi ý cho một website doanh nghiệp vừa và nhỏ; bạn có thể giãn hoặc dày thêm tuỳ lượng sản phẩm và bài viết.
| Nhịp | Việc cần làm | Ai thường làm |
|---|---|---|
| Hằng ngày | Trả lời form, chat, gọi lại khách để lại số; xem website còn truy cập được | Nhân viên bán hàng |
| Hằng ngày, tự động | Sao lưu dữ liệu ra ngoài máy chủ | Hosting hoặc plugin sao lưu |
| Hằng tuần | Đăng bài, thêm sản phẩm, sửa giá, thay banner | Nhân viên nội dung |
| Khi có bản mới | Cập nhật WordPress, plugin, giao diện sau khi sao lưu | Kỹ thuật viên |
| Hằng tháng | Kiểm tra liên kết lỗi, form, tốc độ, tài khoản lạ; xem báo cáo số liệu | Người quản trị chính |
| Hằng quý | Rà nội dung cũ, gỡ plugin không dùng, kiểm tra ngày gia hạn tên miền, hosting | Chủ website cùng người quản trị |
Các việc hằng tháng có thể làm theo checklist bảo trì website hằng tháng, trong đó có từng bước kiểm tra. Nếu muốn biết website đang có lỗi gì trước khi lập lịch, bạn chạy thử công cụ kiểm tra website miễn phí của 123Website để xem tốc độ và các lỗi kỹ thuật cơ bản.
Ảnh trên là danh sách việc mỗi tháng của gói quản trị tại 123Website, từ cập nhật nội dung, tối ưu hình ảnh tới theo dõi báo cáo và sao lưu. Bạn có thể dùng danh sách này làm khung, rồi bớt những việc website của mình chưa cần.
Quy trình quản trị website cho doanh nghiệp mới bắt đầu
Nếu website của bạn chưa từng có ai chăm đều, đừng bắt đầu bằng việc đăng thật nhiều bài. Quy trình quản trị website hợp lý đi từ nắm hiện trạng, giữ quyền, lập lịch rồi mới tới báo cáo và điều chỉnh. Bốn bước dưới đây thường gói trong tháng đầu tiên:
- Khảo sát hiện trạng: ghi lại lỗi kỹ thuật, trang thiếu nội dung, plugin lâu chưa cập nhật và ngày hết hạn của tên miền, hosting.
- Gom và phân quyền tài khoản: liệt kê mọi tài khoản tên miền, hosting, trang quản trị, Google, chuyển về đứng tên công ty và cấp cho mỗi người một tài khoản đúng vai trò.
- Lập lịch việc: chia việc theo ngày, tuần, tháng như bảng ở trên, ghi rõ ai làm và kết quả cần có.
- Báo cáo và điều chỉnh: cuối tháng xem lại số liệu và việc đã làm, bỏ việc không mang lại gì, thêm việc cho trang đang được khách quan tâm.
Sau tháng đầu, phần lớn công việc trở thành nếp: việc hằng ngày mất vài phút, việc hằng tháng gói trong một buổi. Điều quan trọng là giữ sổ ghi việc và lịch sao lưu, vì khi có sự cố hoặc đổi người, đó là thứ giúp người mới tiếp quản được ngay mà không phải đoán.
Người quản trị website cần biết gì?
Người quản trị website không cần là lập trình viên, nhưng cần đủ sáu kỹ năng nền như trong hình dưới. Quan trọng nhất là biết sao lưu và khôi phục, vì đó là đường lui khi mọi thứ khác hỏng.
Kỹ năng hay bị xem nhẹ là nhận ra dấu hiệu bất thường: website chậm hẳn đi, trang lạ xuất hiện trên Google, tài khoản không ai tạo nằm trong danh sách người dùng. Phát hiện sớm thì xử lý nhẹ nhàng; để lâu thì có thể phải làm theo các bước trong bài website bị hack phải làm gì. Các cách phòng ngừa cơ bản được tóm tắt trong bài bảo mật website.
Ngoài kỹ năng, người quản trị cần thói quen ghi chép. Mỗi lần cập nhật, sửa lỗi hay đổi cài đặt, hãy ghi lại ngày, việc đã làm và người làm. Khi có sự cố, cuốn sổ này giúp tìm ra nguyên nhân nhanh hơn nhiều so với việc đoán.
Công cụ quản trị website nên dùng
Người quản trị không cần nhiều phần mềm, nhưng nên quen với vài công cụ cơ bản. Bảng dưới liệt kê những công cụ thường dùng cho một website WordPress và việc chính của từng công cụ.
| Công cụ | Dùng để | Ai thường dùng |
|---|---|---|
| Trang quản trị WordPress | Đăng bài, sửa trang, cập nhật plugin | Người quản trị nội dung |
| Bảng điều khiển hosting, ví dụ DirectAdmin | Sao lưu, khôi phục, tạo email, cài SSL | Kỹ thuật viên |
| Google Search Console | Xem lỗi lập chỉ mục và từ khoá có lượt hiển thị | Người làm SEO |
| Google Analytics | Xem lượt truy cập, nguồn khách, lượt gửi form | Người quản trị chính |
| Trình quản lý mật khẩu | Lưu tài khoản tên miền, hosting, trang quản trị | Chủ website |
Trình quản lý mật khẩu nghe nhỏ nhưng giải quyết đúng sai lầm hay gặp nhất: tài khoản nằm trong máy của một người. Khi mật khẩu được lưu ở kho chung do công ty kiểm soát, đổi người phụ trách chỉ còn là việc chia lại quyền.
Tự quản trị hay thuê quản trị website?
Không có cách nào đúng cho mọi doanh nghiệp. Lựa chọn phụ thuộc vào ba thứ: có người rảnh và đủ kỹ năng hay không, lượng nội dung cần cập nhật mỗi tháng, và mức rủi ro bạn chấp nhận được khi website gặp sự cố. Bảng dưới so sánh bốn cách phổ biến.
| Cách | Hợp khi | Chi phí | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|---|
| Nhân viên kiêm nhiệm | Website ít thay đổi, có người rành WordPress | Thời gian của nhân viên | Dễ bị việc chính chen ngang, nghỉ việc là đứt mạch |
| Tuyển người quản trị riêng | Website lớn, cập nhật hằng ngày | Lương và đào tạo | Một người khó giỏi cả nội dung lẫn kỹ thuật |
| Kỹ thuật viên theo giờ | Có người làm nội dung, chỉ cần người lo kỹ thuật | KTV1 300.000 đ/tuần cho 2 giờ | Tính theo quỹ giờ, việc lớn cần báo trước |
| Gói quản trị theo tháng | Muốn có người làm đều cả nội dung và kỹ thuật | QTV1 2.200.000 đ/tháng | Hợp đồng tối thiểu 3 tháng, có báo cáo |
Nhiều doanh nghiệp nhỏ chọn cách ghép: nhân viên nội bộ lo nội dung vì họ nắm sản phẩm, còn phần kỹ thuật giao cho kỹ thuật viên bên ngoài. Cách này giữ chi phí thấp mà vẫn có người chịu trách nhiệm khi website gặp lỗi. Khi lượng bài viết và sản phẩm tăng lên, chuyển sang gói theo tháng sẽ đỡ phải điều phối nhiều người.
Chi phí quản trị website tham khảo
Chi phí quản trị website phụ thuộc phạm vi việc và nhịp làm. Tại 123Website, gói kỹ thuật viên tính theo quỹ giờ mỗi tuần: KTV1 300.000 đ/tuần cho 2 giờ, KTV2 700.000 đ/tuần cho 5 giờ, KTV3 1.120.000 đ/tuần cho 8 giờ, chỉ trừ giờ sau khi chốt việc.
Nếu cần người làm cả nội dung lẫn kỹ thuật, dịch vụ quản trị website có ba gói QTV1 2.200.000 đ/tháng, QTV2 2.800.000 đ/tháng và QTV3 3.000.000 đ/tháng, hợp đồng tối thiểu 3 tháng. Các gói khác nhau ở số bài viết, số slide làm mới và các điểm liên hệ được bổ sung mỗi tháng, có báo cáo cuối tháng.
Sai lầm hay gặp khi quản trị website
Phần lớn sự cố website mà doanh nghiệp nhỏ gặp không đến từ kỹ thuật khó, mà từ vài thói quen dễ sửa. Một số sai lầm bạn nên tránh:
- Một người giữ hết tài khoản tên miền, hosting và quản trị, nghỉ việc là công ty không vào được website của chính mình.
- Không sao lưu, hoặc chỉ sao lưu trên cùng máy chủ với website, nên khi máy chủ gặp sự cố thì mất cả hai.
- Cập nhật hàng loạt plugin mà không thử lại form và trang thanh toán sau đó.
- Dùng chung một tài khoản quản lý cho nhiều người, không biết ai đã sửa gì.
- Để tài khoản cũ của nhân viên đã nghỉ hoặc đơn vị cũ vẫn còn quyền vào trang quản trị.
WordPress có sẵn các vai trò như Quản lý, Biên tập viên, Tác giả. Chủ website nên giữ tài khoản Quản lý cao nhất, cấp cho nhân viên nội dung vai trò Biên tập viên hoặc Tác giả, và cấp cho đơn vị bên ngoài một tài khoản riêng. Mỗi tháng, hãy mở danh sách tài khoản ra xem một lượt: tài khoản lạ có quyền Quản lý như trong ảnh là dấu hiệu cần kiểm tra ngay.
Lưu ý: Tên miền và hosting nên đứng tên công ty, mật khẩu lưu ở nơi công ty kiểm soát được. Khi đổi người hoặc đổi đơn vị quản trị, việc đầu tiên là xoá hoặc hạ quyền tài khoản cũ và đổi mật khẩu quản trị.
Quản trị website cùng 123Website
Khi website do 123Website làm hoặc đang dùng hosting có quản trị của chúng tôi, phần máy chủ đã có sao lưu dữ liệu mỗi ngày và sao lưu toàn bộ mã nguồn hằng tuần, có SSL miễn phí. Website dùng hosting của 123Website được bảo hành và hỗ trợ trọn đời theo chính sách bảo hành.
Góc nhìn 123Website: Yêu cầu sửa website của khách đi qua một đầu mối có ghi nhận: gọi hoặc nhắn Zalo hotline 0932 092 002, gửi email hotro@123website.vn hoặc tạo ticket trên ERP của 123Website. Ticket giúp cả hai bên biết ai đang xử lý và việc đã xong chưa, thay vì tin nhắn trôi trong nhóm chat. Chúng tôi làm việc thứ Hai đến thứ Sáu từ 8:00 đến 17:30, thứ Bảy từ 8:00 đến 12:00.
Nếu bạn đang cần làm website mới kèm người chăm sau bàn giao, gói thiết kế theo mẫu từ 4,99 triệu (gói GOLD), xem đủ các gói ở bảng phí thiết kế website.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có cần người quản trị website riêng không?
Không nhất thiết. Website ít thay đổi có thể giao một nhân viên kiêm nhiệm vài giờ mỗi tuần, kèm một đơn vị kỹ thuật lo cập nhật và sao lưu. Khi cần đăng bài, sản phẩm đều đặn thì gói quản trị theo tháng gọn hơn.
Quản trị website khác bảo trì website thế nào?
Bảo trì là phần kỹ thuật như cập nhật mã nguồn, plugin, sao lưu và sửa lỗi để website chạy ổn định. Quản trị rộng hơn, gồm cả bảo trì lẫn cập nhật nội dung, xử lý form khách gửi và theo dõi số liệu để website mang về khách.
Thuê đơn vị quản trị có mất quyền kiểm soát website không?
Không, nếu làm đúng. Chủ website giữ tài khoản cao nhất, để tên miền và hosting đứng tên công ty, rồi cấp tài khoản riêng đúng quyền cho đơn vị quản trị. Khi ngừng hợp tác, bạn chỉ cần xoá tài khoản đó và đổi mật khẩu.
Bao lâu nên cập nhật nội dung website một lần?
Không có con số cố định. Quan trọng là đều đặn: sản phẩm, giá, khuyến mãi phải luôn đúng, bài viết đăng theo lịch vừa sức. Website lâu không đổi thông tin dễ khiến khách nghi doanh nghiệp còn hoạt động hay không.
Học quản trị website mất bao lâu?
Phần nội dung như đăng bài, thay ảnh, sửa giá trên WordPress, nhân viên văn phòng thường làm quen sau vài buổi hướng dẫn. Phần kỹ thuật như cập nhật an toàn, khôi phục sao lưu hay xử lý lỗi cần kinh nghiệm hơn.
Quản trị website có cần biết lập trình không?
Không cần cho phần lớn việc hằng ngày như đăng bài, thay ảnh, sửa giá hay xem báo cáo. Phần cần kiến thức kỹ thuật là cập nhật an toàn, khôi phục sao lưu và xử lý lỗi, nên doanh nghiệp thường giao phần này cho kỹ thuật viên.
Chăm đều mỗi tháng thay vì sửa gấp
Website được chăm đều mỗi tháng ít gặp sự cố hơn, thông tin luôn đúng và dễ mang về khách hơn một website chỉ được sửa khi có chuyện. Bắt đầu bằng một lịch việc đơn giản và phân quyền rõ ràng là đã đi được nửa đường.
Nếu bạn cần người chăm website hằng tháng hoặc xử lý việc kỹ thuật lẻ, hãy gọi 0932 092 002 trong giờ làm việc hoặc để lại thông tin ở trang đăng ký tư vấn.
Jollie là chuyên gia trong lĩnh vực số hóa doanh nghiệp, tư vấn xây dựng giải pháp số và phần mềm quản trị phù hợp cho từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Với hơn 5 năm kinh nghiệm triển khai marketing online cho…
