Bạn gửi báo giá cho khách mới từ một địa chỉ Gmail cá nhân, và khách gọi lại hỏi đây có đúng là nhân viên công ty không. Chuyện nhỏ này lặp lại đủ nhiều thì ảnh hưởng tới cả uy tín lẫn tốc độ chốt việc. Bài này giải thích email tên miền là gì, có loại miễn phí không, cách tạo và cài vào điện thoại, cùng những lỗi chúng tôi hay gặp khi doanh nghiệp tự làm.
Tóm tắt nhanh
- Email tên miền là hộp thư có đuôi là tên miền công ty, ví dụ kinhdoanh@tencongty.vn, do công ty tạo và quản lý.
- Có ba cách: hộp thư kèm hosting, Email Server riêng, hoặc Google Workspace và Microsoft 365. Cách nào cũng cần khai bản ghi MX, SPF và DKIM.
- Tại 123Website, gói email từ 100.000 đ cho 10 GB, 20 địa chỉ; nên làm cùng lúc với website để khai DNS một lần.
Email tên miền là gì?
Email tên miền là địa chỉ thư điện tử có phần sau dấu @ là tên miền riêng của doanh nghiệp, chẳng hạn ketoan@tencongty.vn thay vì tencongty.ketoan@gmail.com. Thư vẫn gửi nhận như mọi hộp thư khác, nhưng địa chỉ thuộc về công ty: công ty tạo, công ty đổi mật khẩu, công ty quyết định ai được dùng. Nhiều người còn gọi là email theo tên miền hay email doanh nghiệp, ba cách gọi này cùng chỉ một thứ.
Muốn có hộp thư như vậy, bạn cần một tên miền đang hoạt động và một máy chủ thư để chứa hộp thư. Tên miền giống địa chỉ nhà, còn máy chủ thư là cái hộp thư thật đặt ở đó; hai thứ có thể mua ở hai nơi khác nhau, miễn là bản ghi của tên miền chỉ đúng về máy chủ thư.
Email theo tên miền khác email miễn phí ở đâu
Khác biệt dễ thấy nhất là cái đuôi, nhưng khác biệt quan trọng hơn nằm ở quyền quản lý. Với Gmail cá nhân, tài khoản thuộc về người lập ra nó; nhân viên nghỉ thì thư từ với khách nằm lại trong tài khoản của họ. Với email theo tên miền, quản trị viên của công ty tạo, khoá và bàn giao hộp thư bất cứ lúc nào.
Điểm khác thứ ba là xác thực thư gửi đi: doanh nghiệp tự khai SPF, DKIM cho tên miền của mình để máy chủ nhận biết thư đúng là do công ty gửi. Bảng dưới đây là phần so sánh chúng tôi đặt trên trang dịch vụ email.
Lợi ích của email theo tên miền với doanh nghiệp
Lợi ích đầu tiên là khách tin hơn ngay từ thư đầu. Báo giá, hợp đồng, hoá đơn gửi từ địa chỉ trùng với tên miền website giúp khách đối chiếu được người gửi, nhất là khi khách chưa từng gặp nhân viên của bạn. Ngược lại, kẻ xấu rất dễ lập một địa chỉ Gmail na ná tên công ty để lừa khách chuyển tiền.
Lợi ích thứ hai là công ty giữ được lịch sử giao dịch. Khi một nhân viên kinh doanh nghỉ, người thay thế mở lại đúng hộp thư đó để đọc lại các trao đổi cũ, thay vì phải gọi điện xin khách gửi lại từ đầu. Đây cũng là lý do nhiều công ty chuyển sang email doanh nghiệp sau vài lần đổi nhân sự.
Lợi ích thứ ba ngày càng quan trọng: thư ít vào thư rác hơn nếu khai xác thực đúng. Theo hướng dẫn dành cho người gửi email của Google, mọi người gửi thư tới tài khoản Gmail đều cần SPF hoặc DKIM, còn người gửi hàng loạt cần cả SPF, DKIM và DMARC. Thư không đạt có thể bị đưa vào thư rác hoặc bị từ chối hẳn.
Ba cách có email doanh nghiệp theo tên miền
Có ba hướng chính để có email doanh nghiệp, khác nhau ở chỗ hộp thư đặt ở đâu và ai lo phần kỹ thuật. Bảng dưới đây so nhanh để bạn thấy mình hợp hướng nào trước khi đi vào cách tạo.
| Cách | Dung lượng | Giới hạn gửi | Ai quản trị | Hợp với |
|---|---|---|---|---|
| Hộp thư kèm hosting | Dùng chung với website | Theo gói hosting | Người quản lý hosting | Website nhỏ, vài hộp thư |
| Email Server riêng | Theo gói, tính cho cả công ty | Ghi rõ theo ngày và theo giờ | Nhà cung cấp và quản trị viên công ty | Công ty nhiều phòng ban |
| Google Workspace, Microsoft 365 | Theo từng người dùng | Theo chính sách của Google, Microsoft | Quản trị viên công ty | Đã quen Gmail, Outlook, cần bộ văn phòng |
Hộp thư kèm hosting không tốn thêm, nhưng website và email chia nhau một chỗ chứa: hộp thư phình ra thì website hết dung lượng. Email Server riêng tách hai thứ ra, tính phí theo dung lượng cho cả công ty. Google Workspace và Microsoft 365 tính theo đầu người, đổi lại có cả lịch, tài liệu, họp trực tuyến. So sánh chi tiết theo quy mô công ty có trong bài chọn email server, Google hay Microsoft.
Có email tên miền miễn phí không?
Có, nhưng kèm điều kiện. Zoho Mail có gói Forever Free cho một tên miền, tối đa 5 người dùng, mỗi người 5 GB, theo trang giá của Zoho. Trang này cũng ghi rõ gói miễn phí không kèm IMAP, POP và ActiveSync, và chỉ mở ở một số trung tâm dữ liệu. Nói cách khác, bạn đọc thư trên web và ứng dụng của Zoho, không cài vào Outlook hay ứng dụng Mail được.
Với hộ kinh doanh một, hai người, gói này hoặc hộp thư tặng kèm hosting đủ để bắt đầu. Khi nhiều phòng ban cùng dùng email hằng ngày, chúng tôi khuyên chuyển sang gói trả phí để có giới hạn gửi rõ ràng và có người hỗ trợ khi thư không đi.
Cách tạo email theo tên miền từng bước
Tạo email theo tên miền gồm ba việc theo thứ tự: có tên miền và chỗ đặt hộp thư, khai bản ghi DNS, rồi mới tạo hộp thư. Làm ngược thứ tự là lý do hộp thư tạo xong vẫn không nhận được thư.
Bước 1: Có tên miền và chọn nơi đặt hộp thư
Nếu chưa có, bạn đăng ký tên miền trước, vì cả website lẫn email đều dùng nó. Tên miền .vn, .com.vn hợp với doanh nghiệp bán trong nước, .com hợp khi làm việc nhiều với nước ngoài. Tiếp đó, chọn một trong ba cách ở bảng trên và xin nhà cung cấp thông số cần khai: bản ghi MX, chuỗi SPF và khoá DKIM.
Bước 2: Trỏ bản ghi MX và khai SPF, DKIM
Bản ghi MX cho cả thế giới biết thư gửi tới tên miền của bạn phải giao về máy chủ nào. Khi ai đó gửi thư tới ketoan@tencongty.vn, máy chủ của họ hỏi DNS bản ghi MX của tencongty.vn rồi chuyển thư tới đúng địa chỉ đó. Vì vậy, nếu MX còn chỉ về nhà cung cấp cũ, thư sẽ tiếp tục về nơi cũ dù bạn đã tạo hộp thư ở nơi mới.
Cùng lúc với MX, bạn khai thêm ba bản ghi xác thực thư gửi đi là SPF, DKIM và DMARC. Thiếu chúng, hộp thư vẫn gửi nhận được nhưng thư của công ty rất dễ rơi vào mục thư rác của khách; phần ngay sau đây giải thích từng bản ghi ở mức người không rành kỹ thuật cũng làm theo được.
Bản ghi DNS mới thường có hiệu lực sau vài phút đến vài giờ, tuỳ thời gian lưu (TTL) đặt cho bản ghi cũ. Trong khoảng đó, đừng xoá dịch vụ email cũ, vì một phần thư vẫn có thể về đó.
Bước 3: Tạo hộp thư trên DirectAdmin
DirectAdmin là bảng điều khiển hosting phổ biến ở Việt Nam, và máy chủ hosting của 123Website cũng chạy DirectAdmin. Giao diện mặc định là tiếng Anh, nên tên mục dưới đây giữ nguyên chữ bạn sẽ thấy trên màn hình:
- Đăng nhập DirectAdmin bằng tài khoản nhà cung cấp gửi, mở nhóm Email Manager rồi chọn Email Accounts.
- Bấm Create Account, nhập phần trước dấu @ vào ô Username, ví dụ ketoan.
- Đặt mật khẩu mạnh hoặc bấm tạo mật khẩu tự động, rồi gửi riêng cho người dùng.
- Đặt dung lượng hộp thư (Email Quota) và giới hạn gửi mỗi ngày (Send Limit) nếu muốn chia đều tài nguyên giữa các phòng ban.
- Bấm Create, rồi mở webmail gửi một thư thử ra Gmail và nhận một thư trả lời để chắc cả hai chiều đều chạy.
Cài email vào điện thoại, Outlook và Gmail
Phần lớn nhân viên sẽ đọc thư trên điện thoại hoặc Outlook chứ ít khi mở webmail. Khi cài, bạn nên chọn IMAP: thư nằm trên máy chủ và đồng bộ giữa mọi thiết bị, đọc trên điện thoại thì laptop cũng thấy đã đọc. POP tải thư về một máy rồi có thể xoá trên máy chủ, mất máy là mất thư.
Thông số thường gặp là máy chủ nhận IMAP cổng 993 với SSL/TLS, máy chủ gửi SMTP cổng 465 với SSL/TLS hoặc 587 với STARTTLS, tên đăng nhập là địa chỉ email đầy đủ. Tên máy chủ mỗi nơi một khác, hãy lấy đúng thông số nhà cung cấp gửi. Trên iPhone, bạn vào Cài đặt, chọn Mail, Tài khoản Mail, Thêm tài khoản, chọn Khác; trên Outlook, chọn Thêm tài khoản rồi nhập địa chỉ email để Outlook dò cấu hình.
Riêng Gmail có thay đổi đáng chú ý. Google đã thông báo Gmail ngừng lấy thư từ tài khoản khác qua POP, chế độ “Kiểm tra thư từ tài khoản khác” trên Gmail máy tính sẽ không còn hoạt động. Nếu bạn quen gom thư công ty về Gmail cá nhân, hãy chuyển sang cài hộp thư công ty vào ứng dụng Gmail trên điện thoại bằng IMAP, hoặc bật chuyển tiếp tự động từ hộp thư công ty sang Gmail như Google gợi ý.
Cách đặt tên email công ty dễ nhớ, dễ bàn giao
Cách đặt tên email công ty nên chia làm hai nhóm: địa chỉ theo vai trò và địa chỉ theo người. Địa chỉ theo vai trò như info@, kinhdoanh@, ketoan@, hotro@ dùng cho việc chung, in lên website, danh thiếp, hoá đơn; người phụ trách đổi thì địa chỉ vẫn giữ nguyên. Địa chỉ theo người như lan.nguyen@ dùng cho trao đổi riêng của từng nhân viên.
Với địa chỉ theo người, bạn chọn một quy tắc và giữ cho cả công ty, chẳng hạn tên trước họ sau, viết thường, không dấu, nối bằng dấu chấm. Tránh ghép số khó đọc qua điện thoại; khi hai người trùng tên, thêm chữ cái đầu của tên đệm thay vì thêm số thứ tự.
Góc nhìn 123Website: Chính 123Website cũng tách địa chỉ theo việc: hotro@123website.vn nhận yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật, còn info@123website.com.vn dùng cho việc chung và hiện ở thanh trên cùng của website. Nhờ vậy thư báo lỗi website đến thẳng bộ phận kỹ thuật, không lẫn với thư hỏi giá. Với khách làm [website giới thiệu công ty](/thiet-ke-website-gioi-thieu-cong-ty/), chúng tôi thường gợi ý tạo ít nhất một địa chỉ vai trò để in lên chân trang ngay từ ngày ra mắt.
Nhân viên nghỉ việc thì làm gì với hộp thư?
Khi nhân viên nghỉ việc, việc đầu tiên là đổi mật khẩu hộp thư vào ngày làm việc cuối và đăng xuất khỏi các thiết bị, để thư của khách không còn về điện thoại riêng của người đã nghỉ. Đừng xoá hộp thư ngay, vì trong đó là lịch sử báo giá, hợp đồng và trao đổi mà người thay thế cần đọc lại.
Tiếp theo, bật trả lời tự động báo cho khách biết người phụ trách mới, đồng thời đặt chuyển tiếp thư sang người nhận bàn giao. Khi khách đã quen liên hệ người mới, hãy sao lưu thư cần giữ rồi mới xoá hoặc dùng lại hộp thư. Đừng quên sửa địa chỉ trên website, chữ ký email và danh thiếp nếu địa chỉ đó từng được in ra ngoài.
Vì sao email công ty vào thư rác và cần cấu hình gì?
Email vào spam thường không phải vì nội dung thư có vấn đề, mà vì máy chủ bên nhận không xác minh được thư đúng là do công ty bạn gửi. Gmail, Outlook và các hệ thống thư lớn đều kiểm tra ba thứ: máy chủ gửi có được phép không (SPF), thư có chữ ký hợp lệ không (DKIM), và chủ tên miền dặn xử lý thư không đạt ra sao (DMARC). Ba bản ghi này đều khai trong phần quản lý DNS của tên miền.
| Bản ghi | Đặt ở đâu | Ví dụ | Việc nó làm |
|---|---|---|---|
| SPF | TXT tại tên miền chính | v=spf1 a mx ~all | Liệt kê máy chủ được gửi thư thay tên miền |
| DKIM | TXT tại tên khoá._domainkey | Chuỗi khoá do máy chủ thư tạo | Ký số từng thư để bên nhận kiểm tra |
| DMARC | TXT tại _dmarc | v=DMARC1; p=none | Dặn bên nhận xử lý thư không đạt, gửi báo cáo |
Bản ghi SPF: khai máy chủ nào được gửi thư
Bản ghi SPF là một dòng chữ bắt đầu bằng v=spf1, liệt kê những máy chủ được phép gửi thư mang tên miền của bạn. Khi một lá thư tới, máy chủ bên nhận so địa chỉ máy gửi với danh sách này; không có tên trong danh sách thì thư bị nghi là giả mạo. Nhà cung cấp email sẽ cho bạn đúng dòng cần khai, thường có phần include trỏ tới máy chủ của họ.
Lỗi hay gặp nhất là mỗi lần dùng thêm một dịch vụ lại tạo thêm một bản ghi SPF mới. Mỗi tên miền chỉ được có một bản ghi SPF, vì vậy khi thêm phần mềm bán hàng hay dịch vụ gửi bản tin, bạn gộp phần include của họ vào cùng một dòng. Cũng đừng nhồi quá nhiều include, vì quy chuẩn SPF giới hạn số lần tra cứu DNS cho mỗi lần kiểm tra.
DKIM: chữ ký số trên từng lá thư
DKIM giống con dấu niêm phong: máy chủ thư ký lên mỗi thư gửi đi bằng một khoá bí mật, còn khoá công khai được đăng trong DNS để bên nhận đối chiếu. Thư bị sửa dọc đường hoặc do máy lạ gửi sẽ không khớp chữ ký. Google yêu cầu khoá DKIM từ 1024 bit và khuyên dùng 2048 bit nếu nhà cung cấp hỗ trợ.
Bạn không phải tự tạo khoá. Trên Email Server hay hosting có bật DKIM, hệ thống tạo sẵn và hiện bản ghi để bạn chép vào DNS; nếu DNS cũng nằm cùng nhà cung cấp thì thường đã được khai tự động. Việc của bạn là kiểm tra lại sau khi đổi nhà cung cấp, vì khoá cũ không dùng được ở máy chủ mới.
DMARC là gì và nên đặt thế nào?
DMARC là bản ghi cho bên nhận biết phải làm gì với thư mạo danh tên miền của bạn: cứ nhận (p=none), đưa vào thư rác (p=quarantine) hay từ chối hẳn (p=reject). Để đạt DMARC, thư phải qua SPF hoặc DKIM, và tên miền dùng để xác thực phải khớp với tên miền ở dòng người gửi. Doanh nghiệp mới khai nên bắt đầu bằng p=none kèm địa chỉ nhận báo cáo, theo dõi vài tuần rồi mới siết dần.
Cách kiểm tra thư đã đạt SPF, DKIM, DMARC chưa
Cách đơn giản nhất là gửi một thư từ hộp thư công ty sang một địa chỉ Gmail, mở thư, bấm dấu ba chấm cạnh nút trả lời và chọn Hiển thị bản gốc. Gmail sẽ ghi kết quả SPF, DKIM, DMARC là PASS hay FAIL ngay đầu trang. Có mục nào FAIL, bạn chụp màn hình đó gửi nhà cung cấp, họ sẽ biết sai ở bản ghi nào.
Nếu cả ba đều đạt mà thư vẫn vào spam, hãy xem lại nội dung và thói quen gửi. Thư chỉ có một tấm ảnh, nhiều đường dẫn rút gọn, tiêu đề viết hoa toàn bộ hay gửi một lúc cho rất nhiều người đều dễ bị lọc. Với người gửi số lượng lớn, Google còn yêu cầu giữ tỷ lệ thư bị đánh dấu spam thấp, nên đừng dùng hộp thư công việc để gửi bản tin.
Lỗi hay gặp khi dùng email tên miền
Ngoài chuyện thư vào spam, các sự cố còn lại thường rơi vào hai nhóm dưới đây và đều xử lý được nếu biết nhìn vào đâu. Thư báo lỗi gửi ngược về hộp thư thường ghi rõ lý do, vì vậy hãy đọc kỹ thay vì bấm gửi lại nhiều lần.
Chạm giới hạn gửi hoặc hộp thư đầy
Mỗi gói email đều có giới hạn gửi để máy chủ không bị dùng phát tán thư rác. Ví dụ gói Doanh nghiệp 1 tại 123Website cho gửi 30 thư mỗi ngày và 5 thư mỗi giờ; một nhân viên gửi báo giá liên tục cho nhiều khách trong một buổi sáng có thể chạm mức giờ. Bạn nên hỏi rõ một thư gửi nhiều người nhận được tính thế nào, và dùng dịch vụ email marketing riêng nếu cần gửi bản tin.
Hộp thư đầy thì người gửi nhận thư báo lỗi, còn bạn không hề biết mình đã mất thư. Vì vậy, đừng để hộp thư nào chiếm gần hết dung lượng chung, và nhắc nhân viên dọn tệp đính kèm cũ định kỳ.
Thư không về sau khi đổi nhà cung cấp hoặc tên miền hết hạn
Sau khi đổi bản ghi MX, thư có thể chia về hai nơi trong vài giờ, nên giữ dịch vụ cũ vài ngày và kiểm tra cả hai. Nặng hơn là tên miền hết hạn: website và email ngừng cùng lúc, thư đến không về mà người gửi chỉ nhận thông báo lỗi. Vì vậy, hãy bật gia hạn tự động cho tên miền.
Email server tại 123Website
Nếu cần một hệ thống email doanh nghiệp tách khỏi hosting, dịch vụ Email Server của 123Website có 8 gói, từ 100.000 đ cho gói Doanh nghiệp 1 với 10 GB và 20 địa chỉ, tới gói 2 TB không giới hạn số địa chỉ. Mọi gói đều có SSL, SPF, DKIM, DomainKeys, lọc thư rác bằng SpamAssassin và Kaspersky, hộp thư theo phòng ban và Catch all. Chu kỳ thanh toán theo tháng hoặc theo năm được chốt khi tư vấn.
Nếu đang chuẩn bị làm website, bạn nên làm email cùng lúc để khai DNS một lần cho cả hai. Website theo mẫu tại 123Website có giá từ 4,99 triệu (gói GOLD) theo bảng phí thiết kế website, kèm tặng hosting năm đầu đúng gói bạn chọn.
Công cụ tính chi phí làm website có sẵn mục Email doanh nghiệp trong phần dịch vụ đi kèm. Bạn chọn loại website, tick thêm hosting và email để xem các khoản cùng lúc theo bảng giá, rồi gọi chúng tôi chốt gói email theo số người dùng.
Câu hỏi thường gặp
Một tên miền tạo được bao nhiêu địa chỉ email?
Về kỹ thuật thì rất nhiều, giới hạn nằm ở gói dịch vụ. Ví dụ gói Doanh nghiệp 1 tại 123Website cho 20 địa chỉ, từ gói Doanh nghiệp 5 trở lên không giới hạn số địa chỉ, chỉ giới hạn tổng dung lượng và mức gửi thư.
Dùng email tên miền trên Gmail được không?
Được, nhưng cách làm đã đổi. Gmail trên máy tính đang ngừng lấy thư từ tài khoản khác qua POP, nên bạn cài hộp thư công ty vào ứng dụng Gmail trên điện thoại bằng IMAP, hoặc bật chuyển tiếp tự động sang Gmail.
Đang dùng email công ty ở nơi khác có chuyển về được không?
Được. Bạn tạo đủ hộp thư ở nơi mới, chép thư cũ sang bằng IMAP rồi mới đổi bản ghi MX. Vài giờ đầu, một số thư có thể vẫn về nơi cũ, nên giữ dịch vụ cũ thêm vài ngày và kiểm tra cả hai nơi.
Làm email doanh nghiệp có cần mua kèm website không?
Không bắt buộc. Email chỉ cần tên miền và nơi đặt hộp thư, website làm sau cũng được. Tuy vậy, làm cùng lúc thì bạn khai bản ghi DNS một lần cho cả hai, tránh cảnh website chạy mà thư không về vì sửa nhầm bản ghi.
Tên miền hết hạn thì email có còn dùng được không?
Không. Hộp thư theo tên miền phụ thuộc vào bản ghi MX, nên tên miền hết hạn thì thư đến ngừng về và thư gửi đi dễ bị từ chối. Bạn nên bật gia hạn tự động hoặc nhờ đơn vị quản lý nhắc trước ngày hết hạn.
Một địa chỉ đúng tên công ty, quản lý từ ngày đầu
Hộp thư mang tên miền công ty giúp khách tin ngay từ thư đầu và giữ liên lạc khi nhân sự thay đổi. Cần tư vấn chọn gói theo số người dùng, bạn gọi 0932 092 002 trong giờ làm việc hoặc để lại thông tin ở trang đăng ký tư vấn.
Jollie là chuyên gia trong lĩnh vực số hóa doanh nghiệp, tư vấn xây dựng giải pháp số và phần mềm quản trị phù hợp cho từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Với hơn 5 năm kinh nghiệm triển khai marketing online cho…
