Báo giá gửi từ Gmail cá nhân hay bị khách bỏ qua, có khi rơi thẳng vào thư rác. Đó thường là lúc công ty nghĩ đến email doanh nghiệp dạng ban@tencongty.vn. Bài này giúp chọn đúng loại theo hoàn cảnh của công ty.
Tóm tắt nhanh
- Chỉ cần hộp thư mang tên công ty: email server theo gói dung lượng là đủ.
- Cả team sống trên Docs, Drive: Google Workspace đỡ đổi thói quen.
- Đã quen Word, Excel, Outlook: Microsoft 365 hợp hơn. Hai hãng tính phí theo người dùng mỗi tháng.
Email doanh nghiệp khác gì Gmail cá nhân
Hộp thư theo tên miền đem lại ba thứ mà Gmail cá nhân không có:
- Lòng tin: báo giá từ ketoan@tencongty.vn đáng tin hơn một địa chỉ Gmail đặt tuỳ ý.
- Xác thực thư: thư theo tên miền có SPF và DKIM, ít bị lọc vào thư rác, khó bị giả mạo.
- Giữ hộp thư khi nhân sự đổi: người nghỉ thì khoá tài khoản, đổi mật khẩu, giao cho người mới. Địa chỉ chung như info@, sales@ giữ nguyên.
Hộp thư dùng chính tên miền website, nên chưa có thì cần đăng ký tên miền trước. Tên miền đang ở nhà cung cấp khác cũng được, chỉ cần thêm bản ghi MX, SPF, DKIM.
So nhanh bốn lựa chọn email doanh nghiệp
| Lựa chọn | Phù hợp khi | Hạn chế | Cách tính phí |
|---|---|---|---|
| Email miễn phí (Gmail, Yahoo) | Cá nhân, mới thử kinh doanh | Đuôi chung, khó thu hồi khi nhân viên nghỉ | Không mất phí |
| Email server theo tên miền (123Website) | Chỉ cần hộp thư theo tên miền | Giới hạn gửi theo giờ, theo ngày | Theo gói dung lượng |
| Google Workspace | Team đã quen Gmail, Docs, Drive | Phí tăng theo số người dùng | Theo người dùng mỗi tháng |
| Microsoft 365 | Team làm nhiều trên Word, Excel, Outlook | Phí theo người, cần chọn đúng gói | Theo người dùng mỗi tháng |
Bảng không xếp hạng cái nào hơn; ba phần dưới đi theo từng hoàn cảnh.
Công ty vài người, mới bắt đầu
Dùng tạm Gmail lúc mới thành lập không sai, nhưng càng nhiều khách thì báo lại địa chỉ mới càng mất công. Chuyển sớm thì đỡ hơn.
- Chỉ cần gửi nhận thư: gói email server nhỏ, khoảng 10 đến 30 GB, là vừa; đông người thì nâng gói, không đổi hệ thống.
- Đã làm mọi thứ trên Google Docs, Sheets, Drive: Google Workspace hợp lý, có điều phí tính theo từng người.
Công ty vài chục người, nhiều phòng ban
Khi đông người, cách tính phí quan trọng hơn tính năng: với Google Workspace hay Microsoft 365, thêm một người là thêm một khoản mỗi tháng.
Email server tính theo gói dung lượng và số địa chỉ, dễ dự trù khi phần lớn nhân viên chỉ gửi nhận thư (kho, cửa hàng). Mức hay chọn là 50 đến 100 GB. Trang dịch vụ email server ghi rõ những gì có trong mọi gói:
- Hộp thư theo tên miền: dạng ban@tencongty.vn, mã hoá SSL.
- Xác thực thư gửi đi: SPF, DKIM, DomainKeys.
- Lọc thư rác: SpamAssassin và Kaspersky.
- Hộp thư chung: info@, sales@, ketoan@ và Catch all.
- 8 gói từ 10 GB đến 2 TB: khác nhau ở dung lượng, số địa chỉ và mức gửi thư.
Lưu ý: gói email server chỉ có hộp thư, không kèm ứng dụng văn phòng. Mỗi gói có giới hạn gửi theo giờ và theo ngày, nên dùng cho trao đổi công việc, không gửi bản tin hàng loạt.
Công ty đã quen Word, Excel và Outlook
Khi phòng kế toán, hành chính gắn với Word, Excel nhiều năm, câu hỏi đúng là có muốn giữ nguyên cách làm việc không. Với hai bộ dưới đây, hộp thư chỉ là một phần của gói.
Microsoft 365
Microsoft 365 gồm Outlook, Word, Excel, OneDrive và Teams. Hợp với công ty họp bằng Teams, đọc thư trong Outlook.
Google Workspace
Cả công ty đã quen Google Docs, Sheets, Drive và Meet thì Google Workspace đỡ phải đổi thói quen. Giá từng gói của hai hãng xem trên bảng giá chính thức, vì có thể đổi theo thời điểm.
Ví dụ: công ty dùng Office mua sẵn, chỉ thiếu hộp thư mang tên công ty. Email server cài vào Outlook vẫn chạy tốt, không nhất thiết lên cả bộ Microsoft 365.
Chuyển sang email doanh nghiệp mà không mất thư
Làm sai thứ tự thì thư cũ bị mất hoặc thư gửi đi rơi vào spam. Chúng tôi thường làm theo trình tự:
- Tạo đủ hộp thư mới, giữ đúng tên như cũ.
- Chép thư cũ sang trước khi đổi bản ghi MX.
- Đổi bản ghi MX vào lúc ít thư qua lại.
- Thêm SPF, DKIM; đặt DMARC sau khi thư chạy ổn.
- Cài lại hộp thư trên điện thoại và Outlook.
- Đặt chính sách mật khẩu, khoá hộp thư của người đã nghỉ.
Chuẩn bị sẵn danh sách địa chỉ, quyền quản lý tên miền và đăng nhập hộp thư cũ. DMARC (bản ghi báo cách xử lý thư giả mạo tên miền) nên để chế độ theo dõi trước rồi mới siết dần.
Làm hộp thư cùng lúc với website
Hộp thư và website dùng chung tên miền, làm cùng lúc thì chỉ khai báo DNS một lần. Cần tính thêm:
- Bảo mật website: chứng chỉ SSL cho website.
- Nơi đặt website: web nhỏ dùng hosting có quản trị là đủ; nhiều ứng dụng riêng có thể cần máy chủ ảo VPS.
- Hỗ trợ trọn đời: chỉ áp dụng khi website dùng hosting 123Website.
- Làm website: xem thiết kế website trọn gói và bảng phí thiết kế website. Web theo mẫu từ 4,99 triệu (gói GOLD), bàn giao 7 đến 15 ngày làm việc khi đủ tài liệu.
Tài liệu cần gửi xem ở bài các bước chuẩn bị làm website doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Làm email theo tên miền thì tốn khoảng bao nhiêu?
Tuỳ loại. Email server tại 123Website tính theo gói, có 8 gói từ 100.000 đ (10 GB, 20 địa chỉ) đến 2.500.000 đ (2 TB, không giới hạn địa chỉ); chu kỳ tháng hay năm chốt khi tư vấn. Google Workspace và Microsoft 365 tính theo người dùng mỗi tháng, giá xem trên trang của từng hãng. Tên miền là khoản riêng.
Đã có Gmail cá nhân thì có cần email theo tên miền không?
Nên có khi bắt đầu gửi báo giá, ký hợp đồng hay có nhân viên. Địa chỉ ban@tencongty.vn cho khách biết thư đến từ công ty, và công ty tự khoá, bàn giao hộp thư khi nhân sự đổi. Với Gmail cá nhân, người nghỉ mang theo cả thư trao đổi với khách.
Chuyển email sang nhà cung cấp mới có bị mất thư không?
Không mất nếu làm đúng thứ tự: tạo đủ hộp thư mới, chép thư cũ sang, rồi mới đổi bản ghi MX lúc ít thư qua lại. Giữ hệ thống cũ thêm vài ngày để không sót thư khi DNS cập nhật. Thời gian chuyển tuỳ số hộp thư, chuyên viên báo sau khảo sát.
Email server có cài được trên điện thoại và Outlook không?
Được. Hộp thư cài qua IMAP trên iPhone, Android và Outlook trên máy tính, thư đồng bộ giữa các thiết bị. Khi bàn giao, 123Website gửi thông số máy chủ thư đến, thư đi và hướng dẫn từng bước. Cần người cài trực tiếp thì gọi hotline 0932 092 002 trong giờ làm việc.
Có dùng email theo tên miền để gửi bản tin hàng loạt được không?
Chúng tôi không khuyên làm vậy. Mỗi gói email server có mức gửi tối đa theo giờ và theo ngày để máy chủ giữ uy tín, nhờ đó thư công việc ít vào spam. Cần gửi bản tin cho hàng nghìn người thì nên dùng dịch vụ gửi thư marketing riêng.
Tóm lại
Không có loại hộp thư nào hợp với mọi công ty. Chỉ cần trả lời hai câu:
- Cần hộp thư hay cả bộ công cụ văn phòng?
- Số người dùng sẽ tăng đến đâu?
Cần người xem giúp nên chọn gói nào, gọi hotline 0932 092 002 (thứ Hai đến thứ Sáu 8:00 đến 17:30, thứ Bảy 8:00 đến 12:00). Anh chị cũng có thể xem các gói email server, câu hỏi thường gặp hoặc đăng ký tư vấn.
Jollie là chuyên gia trong lĩnh vực số hóa doanh nghiệp, tư vấn xây dựng giải pháp số và phần mềm quản trị phù hợp cho từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Với hơn 5 năm kinh nghiệm triển khai marketing online cho…
