Website có nút “Đặt ngay” nhưng lễ tân vẫn phải hỏi ngày, kiểm tra phòng và nhắn xác nhận. Đó là form nhận yêu cầu, chưa phải hệ thống đặt phòng tự động. Phân biệt form đặt phòng vs booking engine bắt đầu từ chỗ này.
Form đặt phòng vs booking engine thực chất là hai cách vận hành khác nhau.
Tóm tắt nhanh
- Form: nhận yêu cầu, người phụ trách kiểm tra phòng rồi báo lại.
- Booking engine: khách tự xem phòng trống, giá và giữ chỗ theo cấu hình.
- Chọn theo vận hành: xem giá, kênh bán và ai cập nhật tồn phòng, không chỉ số phòng.
Form phù hợp khi còn cần trao đổi trước
Form nhận ngày đến, ngày đi, số khách, loại phòng mong muốn và thông tin liên hệ. Sau đó người phụ trách kiểm tra phòng rồi báo lại giá, điều kiện và cách xác nhận.
- Hợp khi: gói nghỉ thay đổi theo yêu cầu hoặc khách cần được tư vấn.
- Đổi lại: phải có người phản hồi và một nơi theo dõi phòng đã giữ.
Lưu ý: yêu cầu gửi về email không tự ngăn được chuyện hai người cùng bán một phòng.
Booking engine cần dữ liệu để ra quyết định
Booking engine cho khách xem phòng trống theo ngày, xem giá và tự giữ hoặc xác nhận chỗ theo cấu hình. Muốn chạy được, nó cần:
- Dữ liệu phòng: loại phòng, giá, tình trạng phòng.
- Điều kiện: quy định đặt và hủy.
- Thanh toán: cách xử lý nếu có.
Việc kết nối với PMS hoặc channel manager để đồng bộ các kênh cần làm rõ riêng. Nhúng được một công cụ lên web chưa có nghĩa là phòng trên OTA đã đồng bộ.
Khi giá, tồn phòng và quyền cập nhật chưa thống nhất, tự động hóa chỉ đưa thông tin sai đến khách nhanh hơn. Trước khi mua công cụ, nên xác định ai kiểm tra dữ liệu, ai xử lý chênh lệch và ai hỗ trợ khi kết nối lỗi.
So hai lựa chọn theo việc cần làm
| Việc | Form nhận yêu cầu | Booking engine |
|---|---|---|
| Xác nhận còn phòng | Người phụ trách kiểm tra | Dựa vào dữ liệu hệ thống và quy tắc đã cấu hình |
| Báo giá | Trao đổi theo nhu cầu | Cần bảng giá và điều kiện phù hợp |
| Đồng bộ OTA | Không mặc định có | Phải kiểm tra kết nối và phạm vi |
| Vận hành | Người trực và nơi theo dõi yêu cầu | Người quản lý dữ liệu, kết nối và ngoại lệ |
Khi nào nên khảo sát nâng cấp?
Hãy nhìn vào các yêu cầu thực tế:
- Thời gian chờ: khách phải chờ bao lâu?
- Ngoài giờ: có hay bị lỡ yêu cầu không?
- Sai sót: giữ phòng sai ở bước nào?
Nếu vướng mắc chỉ là ảnh phòng và thông tin giá chưa rõ thì mua engine chưa giải quyết đúng chỗ.
Khi khách thật sự cần đặt trực tiếp và quy trình đã ổn định, hãy thử công cụ với các tình huống: đổi ngày, hết phòng, giao dịch chưa thành công, hủy và cập nhật lại tồn.
Lưu ý: lúc tính chi phí, nhớ cộng cả phần triển khai, thuê bao hoặc phí giao dịch theo hợp đồng của nhà cung cấp.
Về chọn kênh bán, có thể xem OTA và website riêng. Kênh đặt trực tiếp qua web cũng có chi phí vận hành, không đơn thuần là cách tránh hoa hồng.
Phạm vi làm web tại 123Website
123Website có mẫu khách sạn trên WordPress. Gói GOLD đang niêm yết 4.990.000 đ trên bảng giá.
Form, cách báo trạng thái xác nhận và kết nối booking sẽ thống nhất theo từng dự án.
Trong quy trình bàn giao, anh chị nên yêu cầu thử gửi và nhận một yêu cầu đặt phòng. Nếu dùng công cụ bên ngoài thì chốt luôn tài khoản quản lý, người hỗ trợ và cách kiểm tra dữ liệu.
Xem mẫu rồi thử luồng đặt phòng
Đừng chọn mẫu chỉ vì demo có nút “Book now”. Hãy xem nút đó dẫn đi đâu, gửi dữ liệu gì và ai là người xác nhận.
Quy trình đặt phòng hiện tại có thể gửi qua trang liên hệ để cùng trao đổi phần web cần đáp ứng.
Đội ngũ 123Website. Chúng tôi thiết kế website và phần mềm doanh nghiệp từ 2013, đã bàn giao 2.000+ dự án.
