Website làm xong, bên làm gửi đường dẫn, chủ doanh nghiệp xem thấy đẹp là ký nhận. Vài năm sau muốn đổi đơn vị mới phát hiện tên miền đứng tên người khác và không ai giữ tài khoản quản trị cao nhất. Bài này giúp bạn biết bàn giao website gồm những gì, nghiệm thu ra sao, biên bản ghi gì và cách chuyển website sang đơn vị khác mà không mất trắng.
Tóm tắt nhanh
- Khi bàn giao website, doanh nghiệp phải nhận tài khoản quản trị cao nhất, quyền tên miền, thông tin hosting, bản sao lưu, danh sách bản quyền và hướng dẫn quản trị.
- Nghiệm thu theo bốn bước: chạy thử, rà nội dung, kiểm tra kỹ thuật rồi mới ký biên bản có ghi việc còn tồn.
- Khi chuyển website sang đơn vị khác, giữ được tên miền, nội dung và thứ hạng nếu công ty nắm quyền và chuyển hướng đúng đường dẫn cũ.
Bàn giao website là gì và vì sao quan trọng?
Bàn giao website là bước đơn vị thiết kế chuyển cho doanh nghiệp toàn bộ quyền và thông tin để tự vận hành website: tài khoản, tên miền, hosting, dữ liệu và cách sử dụng. Nói cách khác, đây là lúc website thật sự trở thành tài sản của doanh nghiệp, chứ không chỉ là một đường link đang chạy.
Nhiều người coi đây là thủ tục cuối cùng nên làm qua loa. Tuy nhiên, hậu quả của một lần bàn giao thiếu thường chỉ lộ ra sau vài năm, đúng lúc doanh nghiệp cần đổi đơn vị, nâng cấp hoặc xử lý sự cố. Khi đó, thiếu một tài khoản hay một bản sao lưu có thể khiến bạn phải làm lại từ đầu.
Vì vậy, bạn nên chuẩn bị cho buổi bàn giao từ lúc ký hợp đồng. Hợp đồng nên ghi rõ những gì sẽ được giao, ai đứng tên tên miền, hosting và việc bàn giao mã nguồn. Các điều khoản nên có từ đầu được phân tích kỹ trong bài mẫu hợp đồng thiết kế website.
Bàn giao website gồm những gì?
Một lần bàn giao đầy đủ gồm sáu hạng mục. Mỗi hạng mục trả lời một câu hỏi: ai giữ, giữ ở đâu và khi nào phải gia hạn. Bạn có thể in danh sách dưới đây ra làm checklist bàn giao website và đánh dấu từng dòng trong buổi bàn giao.
| Hạng mục | Cần nhận | Vì sao |
|---|---|---|
| Quản trị website | Tài khoản vai trò cao nhất (Administrator, bản tiếng Việt ghi Quản lý) | Tự thêm, bớt người dùng, không phụ thuộc bên làm |
| Tên miền | Tên miền đứng tên doanh nghiệp, tài khoản quản lý tại nhà đăng ký | Địa chỉ lâu dài, gắn với email và thương hiệu |
| Hosting | Thông tin gói, tài khoản hoặc đầu mối quản lý, ngày gia hạn | Biết ai giữ máy chủ, khi nào phải gia hạn |
| Sao lưu, mã nguồn | Bản sao lưu hoặc mã nguồn theo phạm vi hợp đồng | Khôi phục khi có sự cố, chuyển đơn vị khi cần |
| Bản quyền | Danh sách giao diện, plugin trả phí và hạn dùng | Biết khoản phải gia hạn mỗi năm |
| Hướng dẫn | Buổi hướng dẫn hoặc tài liệu quản trị, đầu mối hỗ trợ | Nhân viên tự cập nhật nội dung được |
Quyền quản trị website: tài khoản cao nhất phải về tay doanh nghiệp
Quyền quản trị website là quyền đăng nhập vào trang quản trị để sửa nội dung, thêm người dùng và thay đổi cài đặt. Với WordPress, vai trò cao nhất là Administrator, trong bản tiếng Việt hiển thị là Quản lý. Chỉ người có vai trò này mới cài, gỡ plugin và cấp quyền cho người khác.
Điều bạn nên làm ngay khi nhận website là đăng nhập thử bằng tài khoản được giao, mở mục Tài khoản và xem vai trò ghi gì. Tài khoản nên đăng ký bằng email công ty, ví dụ địa chỉ theo tên miền, thay vì email cá nhân của một nhân viên. Sau đó, hãy đổi mật khẩu và lưu ở nơi công ty kiểm soát được. Đơn vị làm web vẫn có thể giữ một tài khoản riêng để hỗ trợ, nhưng đó là tài khoản bạn cấp và bạn có quyền xoá.
Tên miền và hosting đứng tên ai?
Tên miền nên đứng tên doanh nghiệp, kèm tài khoản quản lý tại nhà đăng ký do doanh nghiệp giữ. Lý do rất đơn giản: tên miền là địa chỉ của website và email công ty, mất quyền tên miền là mất cả hai. Nhiều trường hợp đơn vị làm web đăng ký hộ cho nhanh, đứng tên của họ hoặc của một nhân viên, đến khi thôi hợp tác mới thấy khó chuyển.
Để biết tên miền đang đứng tên ai, bạn có thể tra cứu thông tin chủ thể (WHOIS) hoặc hỏi thẳng nhà đăng ký; nếu chưa có tên miền, hãy tự đăng ký bằng thông tin công ty, chẳng hạn qua trang tên miền của 123Website. Với hosting, điều cần biết là gói đang dùng, ai là người gia hạn và ngày hết hạn. Hosting hết hạn mà không ai nhận được thông báo là lý do quen thuộc khiến website và email dừng cùng một lúc.
Có cần bàn giao mã nguồn website không?
Câu trả lời tuỳ loại website. Với website WordPress theo mẫu, thứ quan trọng nhất là bản sao lưu đầy đủ, gồm toàn bộ tệp và cơ sở dữ liệu, vì chỉ cần hai thứ này là dựng lại được website ở bất kỳ hosting nào. Với website viết riêng, mã nguồn và tài liệu kỹ thuật mới là thứ quyết định đơn vị khác có tiếp quản được hay không.
Ngoài ra, giao diện và plugin trả phí của bên thứ ba đi theo giấy phép riêng. Bạn nên xin danh sách các giấy phép này, đứng tên ai và hạn dùng đến khi nào, để biết khoản nào cần gia hạn hằng năm. Nếu website đang dùng bản không rõ nguồn gốc, đây là lúc nên thay, vì những bản như vậy dễ bị cài sẵn cửa hậu.
Các tài khoản đi kèm website
Website hiếm khi đứng một mình. Thường đi kèm là Google Analytics, Google Search Console, Google Business Profile, Zalo OA, hộp thư theo tên miền và tài khoản quảng cáo. Những tài khoản này cũng nên do công ty sở hữu, còn đơn vị làm web chỉ được thêm quyền. Thông tin đăng nhập nên cất ở một trình quản lý mật khẩu chung của công ty, không để rải rác trong nhóm chat.
Nghiệm thu website: kiểm tra gì trước khi ký?
Nghiệm thu website là bước doanh nghiệp kiểm tra website có đúng như đã thoả thuận hay chưa, trước khi ký nhận. Cách làm gọn nhất là đi theo bốn bước: chạy thử, rà nội dung, kiểm tra kỹ thuật rồi mới ký biên bản.
Chạy thử trên máy tính và điện thoại
Hãy mở từng trang trên máy tính và ít nhất một chiếc điện thoại, bấm thử menu, nút gọi, nút Zalo và mọi đường link. Trên điện thoại, nút gọi phải mở ngay màn hình quay số, nút Zalo phải mở đúng tài khoản Zalo của công ty. Đây là những chỗ khách dùng nhiều nhất nhưng lại hay bị bỏ qua khi xem trên máy tính.
Bạn cũng nên nhờ một người chưa từng thấy website làm thử một việc cụ thể, chẳng hạn tìm số điện thoại hay gửi yêu cầu báo giá. Nếu người đó lúng túng, khách thật cũng sẽ lúng túng.
Rà nội dung
Phần nội dung cần rà kỹ gồm số điện thoại, địa chỉ, giờ làm việc, giá, chính sách bảo hành và đổi trả. Ngoài ra, hãy tìm lỗi chính tả, ảnh mờ, chữ mẫu còn sót lại từ giao diện gốc và các trang trống chưa có nội dung. Chữ mẫu tiếng Anh hay số liệu giả của bản demo còn sót trên website thật làm khách mất tin tưởng rất nhanh.
Kiểm tra kỹ thuật
Phần kỹ thuật không cần biết lập trình, chỉ cần làm đủ vài việc. Gửi thử form xem thư có về đúng hộp thư không, mở website xem có chạy https với ổ khoá trên thanh địa chỉ không, và thử vài đường link cũ nếu đây là website làm lại. Bạn có thể chạy công cụ kiểm tra website miễn phí của 123Website để xem nhanh tốc độ, hiển thị trên điện thoại và SEO cơ bản của trang chủ.
Một lỗi rất hay gặp là website mới vẫn còn chặn Google từ lúc dựng thử. Trong WordPress, bạn vào Cài đặt, chọn Đọc và xem mục Hiển thị trên Google: ô “ẩn khỏi công cụ tìm kiếm” phải được bỏ chọn khi website đã lên sóng. Quên bước này, website có thể chạy cả tháng mà không xuất hiện trên Google, như phân tích trong bài website bị mất index.
Biên bản bàn giao website và biên bản nghiệm thu
Biên bản bàn giao website là văn bản ghi lại những gì đã giao và đã nhận, có xác nhận của đại diện hai bên. Biên bản này là căn cứ khi hai bên hiểu khác nhau về phạm vi, và là danh sách để bạn tra lại khi cần tìm một tài khoản sau vài năm.
| Phần | Nội dung nên có |
|---|---|
| Thông tin chung | Tên hai bên, số hợp đồng, tên miền, ngày bàn giao |
| Hạng mục bàn giao | Danh sách trang, tính năng, tài khoản đã nhận |
| Kết quả nghiệm thu | Đạt hoặc chưa đạt theo từng hạng mục |
| Việc còn tồn | Mô tả, người xử lý, hạn hoàn thành |
| Bảo hành, hỗ trợ | Thời hạn, phạm vi, kênh báo lỗi |
| Xác nhận | Họ tên, chức vụ, chữ ký đại diện hai bên |
Biên bản nghiệm thu khác biên bản bàn giao thế nào?
Biên bản nghiệm thu website ghi kết quả kiểm tra: hạng mục nào đạt, hạng mục nào chưa đạt và hạn sửa. Biên bản bàn giao ghi những gì đã chuyển giao: tài khoản, dữ liệu, tài liệu. Với website nhỏ, hai biên bản thường gộp làm một, miễn là đủ cả hai phần.
Điều quan trọng là đừng ký “đạt toàn bộ” khi còn việc chưa xong. Thay vào đó, hãy ghi rõ từng việc còn tồn, ai xử lý và hạn hoàn thành. Việc ngoài phạm vi, như đổi hẳn hướng thiết kế hay thêm tính năng lớn, nên được báo trước và thoả thuận riêng, để không ai bất ngờ về chi phí.
Sau bàn giao: bảo hành và hỗ trợ
Ký biên bản xong không có nghĩa là hết trách nhiệm. Lỗi trong phần đơn vị đã làm thường thuộc bảo hành, còn cập nhật nội dung định kỳ, tính năng mới hay sự cố do tự cài plugin sai cách thường nằm ngoài bảo hành. Biết trước ranh giới này giúp bạn báo lỗi đúng kênh và không chờ đợi một việc không có trong hợp đồng.
Tại 123Website, phạm vi bảo hành được ghi thành từng mục trên trang chính sách bảo hành, trong đó có xử lý lỗi phần triển khai, hướng dẫn quản trị, sao lưu và bàn giao đầy đủ quyền quản trị theo phạm vi hợp đồng. Bảo hành và hỗ trợ trọn đời áp dụng khi website do 123Website làm và dùng hosting của 123Website; website trên hosting khác được hỗ trợ theo phạm vi và thời hạn trong hợp đồng.
Nếu sau bàn giao bạn cần người cập nhật nội dung hằng tháng, có thể thuê dịch vụ quản trị website thay vì giao hết cho một nhân viên kiêm nhiệm. Còn nếu muốn tự chăm, danh sách việc trong checklist bảo trì website hằng tháng là điểm bắt đầu tốt.
Chuyển website sang đơn vị khác: giữ gì, mất gì?
Đến lúc đơn vị cũ không còn hỗ trợ, gia hạn đắt hay muốn sửa một dòng cũng phải chờ cả tuần, nhiều doanh nghiệp tính chuyển website sang đơn vị khác. Câu hỏi đầu tiên luôn là mang được gì theo, mất gì và website có bị gián đoạn không. Câu trả lời phụ thuộc gần như hoàn toàn vào việc lần bàn giao trước có đủ hay không.
| Thứ | Thường giữ được khi | Dễ mất khi |
|---|---|---|
| Tên miền | Đứng tên công ty, có quyền quản lý | Bên cũ đứng tên hộ, không bàn giao |
| Nội dung, hình ảnh | Có quyền quản trị hoặc bản sao lưu | Không còn vào được trang quản trị |
| Giao diện | Giấy phép chuyển được, hoặc làm lại | Bên cũ dùng giao diện riêng của họ |
| Tính năng riêng | Có mã nguồn và tài liệu | Viết riêng, không bàn giao mã |
| Email tên miền | Hộp thư nằm riêng hoặc đã sao lưu | Nằm chung hosting cũ, chưa sao lưu |
| Thứ hạng Google | Giữ đường dẫn hoặc chuyển hướng 301 | Đổi hàng loạt đường dẫn, không chuyển hướng |
Mấu chốt là tên miền. Còn tên miền là còn địa chỉ, còn email và còn phần lớn uy tín website đã tích luỹ với Google. Nội dung thì luôn lấy lại được, kể cả khi không còn quyền quản trị, vì chữ và hình vẫn đang hiển thị trên website.
Trước khi báo nghỉ bên cũ, lấy về những gì?
Nên lấy đủ mọi thứ khi quan hệ còn tốt và trước khi hợp đồng hosting hết hạn. Hosting cũ hết hạn trước khi kịp sao lưu là lúc dữ liệu dễ mất nhất, còn tên miền đứng tên người khác là chuyện khó gỡ nhất. Một số thứ bạn cần có trong tay trước khi báo nghỉ:
- Quyền quản lý tên miền tại nhà đăng ký, hoặc ít nhất là mã chuyển tên miền nếu là tên miền quốc tế.
- Bản sao lưu đầy đủ gồm tệp và cơ sở dữ liệu, tải về máy của công ty.
- Tài khoản quản trị website cao nhất còn đăng nhập được.
- Danh sách hộp thư theo tên miền và nơi đang lưu thư.
- Quyền Google Analytics, Search Console, Google Business Profile.
- Hợp đồng, hoá đơn bản quyền giao diện và plugin trả phí.
Giữ nguyên website hay làm website mới?
Có hai cách chuyển. Cách thứ nhất là giữ nguyên website, chỉ đổi nơi chứa và đơn vị chăm sóc, hợp khi website còn ổn, chạy nhanh và bạn vẫn hài lòng với giao diện. Cách thứ hai là làm website mới, hợp khi website cũ chậm, khó sửa, giao diện lỗi thời hoặc không lấy được mã nguồn.
Với cách giữ nguyên, chúng tôi chuyển hosting về 123Website miễn phí: sao lưu, chuyển dữ liệu và kiểm tra kỹ ở nơi mới rồi mới trỏ tên miền. Sau khi về hosting có quản trị, website được sao lưu dữ liệu mỗi ngày và sao lưu toàn bộ mã nguồn hằng tuần. Nếu website đang dùng giao diện hay plugin không rõ nguồn gốc, nên thay luôn khi chuyển, kẻo mang theo cả cửa hậu; dấu hiệu và cách xử lý có trong bài website bị hack phải làm gì.
Với cách làm mới, nội dung cũ vẫn dùng lại, chỉ thay phần khung. Trước khi quyết, bạn có thể chạy công cụ kiểm tra website cho web cũ để xem tốc độ và các lỗi cơ bản, từ đó biết website còn đáng giữ hay nên làm lại.
Chuyển website mất bao lâu?
Chuyển nguyên trạng là nhanh nhất vì không phải dựng lại, thời gian chủ yếu phụ thuộc dung lượng dữ liệu và việc bên cũ gửi bản sao lưu nhanh hay chậm. Làm website mới theo mẫu tại 123Website mất 7 đến 15 ngày làm việc khi đủ tài liệu. Dù chọn cách nào, bạn nên tính thêm vài ngày sau khi trỏ tên miền để theo dõi, vì trong lúc DNS cập nhật, một số khách có thể vẫn vào bản cũ.
Điều giúp website không bị gián đoạn là thứ tự làm: dựng và chạy thử xong ở nơi mới, rồi mới trỏ tên miền. Hosting cũ nên giữ thêm một thời gian ngắn làm đường lui, đến khi chắc chắn website mới và email đã chạy ổn.
Giữ thứ hạng khi chuyển website
Thứ hạng Google gắn với tên miền và đường dẫn của từng trang. Vì vậy, nếu giữ tên miền và giữ nguyên đường dẫn, gần như không có gì phải lo. Rủi ro chỉ đến khi website mới đổi cấu trúc đường dẫn mà không chuyển hướng.
Các bước bạn nên yêu cầu đơn vị mới làm:
- Lập danh sách đường dẫn cũ đang có lượt truy cập, lấy từ Search Console hoặc Analytics.
- Giữ nguyên đường dẫn nếu được; đổi thì chuyển hướng 301 từng trang cũ về trang mới gần nội dung nhất, không dồn tất cả về trang chủ.
- Giữ tiêu đề, mô tả và nội dung chính của những trang đang có thứ hạng.
- Sau khi trỏ tên miền, gửi lại sơ đồ trang web và theo dõi báo cáo Trang trong Search Console vài tuần.
Lưu ý: Nếu chỉ đổi đơn vị mà giữ tên miền, bạn không cần dùng công cụ Thay đổi địa chỉ trong Search Console. Công cụ đó chỉ dành cho trường hợp đổi sang tên miền mới.
Sai lầm hay gặp khi bàn giao và chuyển website
Phần lớn rắc rối quanh việc bàn giao không đến từ kỹ thuật khó, mà từ vài thói quen dễ sửa. Một số sai lầm bạn nên tránh:
- Ký nhận chỉ dựa trên một đường link, không có danh sách tài khoản đã nhận.
- Để tên miền đứng tên đơn vị làm web hoặc email cá nhân của nhân viên.
- Chỉ có một người trong công ty giữ mọi mật khẩu, người đó nghỉ là công ty không vào được website của chính mình.
- Báo nghỉ đơn vị cũ trước khi tải bản sao lưu về máy công ty.
- Làm website mới đổi hết đường dẫn mà không chuyển hướng, rồi mới thấy lượt truy cập từ Google giảm.
Ví dụ: Một công ty nhờ nhân viên kinh doanh đăng ký tên miền bằng email cá nhân cho nhanh. Ba năm sau người này nghỉ việc, thư báo gia hạn gửi vào hộp thư không ai đọc, tên miền hết hạn kéo theo website và email công ty dừng cùng lúc.
Điểm chung của các sai lầm này là thiếu một danh sách được ghi lại. Một biên bản bàn giao rõ ràng, cập nhật mỗi khi đổi người hoặc đổi đơn vị, giải quyết được gần hết.
Bàn giao website tại 123Website
Ở 123Website, chúng tôi đặt việc bàn giao ngay trong quy trình thiết kế website 4 bước với 3 mốc duyệt: bố cục, nội dung và trước khi lên sóng. Ở mốc cuối, doanh nghiệp kiểm tra link chạy thử trên máy tính và điện thoại theo checklist, duyệt xong mới chốt ngày lên sóng và bàn giao.
Góc nhìn 123Website: Chúng tôi coi buổi bàn giao là buổi doanh nghiệp tự đăng nhập, chứ không phải buổi nhận một tập mật khẩu. Người phụ trách bên khách đăng nhập bằng tài khoản Quản lý của mình, tự sửa thử một dòng, đổi một tấm ảnh và gửi thử form ngay trong buổi hướng dẫn. Làm được tại chỗ thì sau này mới tự làm được, còn chỗ nào vướng thì có một đầu mối hỗ trợ qua hotline 0932 092 002, email hotro@123website.vn hoặc ticket trên ERP 123Website, trong giờ làm việc thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bảy.
Website theo mẫu tại 123Website có giá từ 4,99 triệu (gói GOLD), tặng hosting năm đầu đúng gói bạn chọn; xem đủ các gói ở bảng phí thiết kế website hoặc dùng công cụ tính chi phí làm website để ước tính năm đầu và các năm sau.
Câu hỏi thường gặp
Bàn giao website gồm những gì?
Tối thiểu gồm tài khoản quản trị cao nhất, quyền quản lý tên miền đứng tên doanh nghiệp, thông tin hosting và ngày gia hạn, bản sao lưu hoặc mã nguồn theo hợp đồng, danh sách plugin trả phí và buổi hướng dẫn quản trị.
Có nên yêu cầu bàn giao mã nguồn website không?
Nên ghi rõ trong hợp đồng. Với website WordPress, thứ cần khi chuyển đơn vị là bản sao lưu đầy đủ gồm tệp và cơ sở dữ liệu. Giao diện, plugin trả phí đi theo giấy phép riêng, nên hỏi rõ đứng tên ai và hạn dùng.
Tên miền đứng tên đơn vị thiết kế có sao không?
Có rủi ro. Khi thôi hợp tác, muốn chuyển tên miền bạn phải nhờ bên đó làm thủ tục, nếu họ ngừng hoạt động thì càng khó. Tốt nhất là đăng ký tên miền đứng tên doanh nghiệp từ đầu và tự giữ tài khoản quản lý.
Đã ký nghiệm thu mà phát hiện lỗi thì sao?
Lỗi trong phần đã làm thường thuộc bảo hành theo hợp đồng, còn việc mới hoặc thay đổi ngoài phạm vi thì tính riêng. Vì vậy biên bản nên ghi rõ phạm vi, thời hạn bảo hành và kênh báo lỗi.
Chuyển website sang đơn vị khác có mất thứ hạng Google không?
Không mất nếu bạn giữ tên miền, giữ đường dẫn hoặc chuyển hướng 301 đúng từng trang và giữ nội dung chính. Thứ hạng có thể dao động vài tuần rồi ổn định. Mất hạng thường do đổi đường dẫn hàng loạt mà không chuyển hướng.
Chuyển website sang đơn vị khác mất bao lâu?
Giữ nguyên website và chỉ đổi nơi chứa là nhanh nhất, thời gian tuỳ dung lượng dữ liệu. Làm website mới theo mẫu tại 123Website mất 7 đến 15 ngày làm việc khi đủ tài liệu, cộng vài ngày theo dõi sau khi trỏ tên miền.
Nắm đủ quyền từ ngày nhận website
Buổi bàn giao chỉ mất vài giờ nhưng quyết định doanh nghiệp có làm chủ website trong nhiều năm hay không. Nhận đủ tài khoản, nghiệm thu kỹ rồi mới ký, và giữ biên bản ở nơi công ty kiểm soát; đến khi cần chuyển website sang đơn vị khác, bạn chỉ việc mở danh sách ra và làm theo.
Nếu bạn đang chuẩn bị làm website hay cần rà lại những gì đã được bàn giao, hãy gọi 0932 092 002 trong giờ làm việc để chúng tôi xem cùng bạn, hoặc để lại thông tin ở trang đăng ký tư vấn.
Jollie là chuyên gia trong lĩnh vực số hóa doanh nghiệp, tư vấn xây dựng giải pháp số và phần mềm quản trị phù hợp cho từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Với hơn 5 năm kinh nghiệm triển khai marketing online cho…
