Một thương hiệu bán trên Shopee, TikTok Shop và website Shopify cùng lúc, hàng nằm ở kho thuê ngoài. Mỗi sáng nhân viên phải chép đơn từ Shopify sang phần mềm kho, chiều lại sửa tồn kho trên từng kênh, vậy mà tuần nào cũng có khách đặt trúng món đã hết. Kết nối Shopify với kho và OMS đúng cách sẽ chấm dứt việc này. Bài viết giải thích từng phần, từ OMS là gì, các cách kết nối, câu hỏi cần hỏi kho tới các bước làm.
Tóm tắt nhanh
- Mục tiêu: đơn từ mọi kênh tự về kho, tồn kho trừ chung một con số, mã vận đơn tự cập nhật ngược.
- Ba cách: app kết nối sàn, OMS có sẵn kết nối Shopify, hoặc viết tích hợp riêng qua API.
- Việc quyết định: mã SKU trùng nhau giữa các hệ thống và đặt đơn thử trước ngày chạy thật.
Vì sao cần đồng bộ đơn hàng đa kênh?
Khi chỉ bán trên một kênh, phần quản lý đơn hàng Shopify có sẵn là đủ: khách đặt, bạn đóng gói, gửi đi, đánh dấu đã giao. Rắc rối bắt đầu khi cùng một lô hàng được bán ở nhiều nơi. Mỗi kênh giữ một con số tồn kho riêng, và nếu không có gì nối chúng lại, bạn phải cập nhật tay sau mỗi đơn. Chỉ cần quên một lần, khách trên sàn đặt được món mà website vừa bán hết.
Hậu quả không dừng ở một đơn bị huỷ. Trên sàn, huỷ đơn vì hết hàng thường bị tính vào chỉ số vận hành của gian hàng. Trên website, khách đã chuyển khoản mà không có hàng thì vừa mất đơn vừa mất lòng tin. Ngoài ra, nhập tay từ Shopify sang phần mềm kho còn gây sai địa chỉ, sai màu, sai số lượng, những lỗi rất khó truy ra khi số đơn mỗi ngày lên vài chục.
Nối cửa hàng với kho giải quyết đúng chỗ này: đơn từ website tự chuyển về nơi soạn hàng, tồn kho trừ chung cho mọi kênh, mã vận đơn và trạng thái giao hàng tự quay về Shopify để khách nhận email theo dõi. Nhân viên chỉ còn xử lý các trường hợp ngoại lệ thay vì chép đơn cả ngày.
OMS là gì, OMS và WMS khác nhau thế nào?
Trước khi chọn cách kết nối, bạn nên phân biệt rõ ba loại phần mềm thường được nhắc cùng nhau, vì mỗi loại lo một việc khác nhau và nhiều doanh nghiệp dùng cùng lúc cả ba.
OMS (Order Management System, hệ thống quản lý đơn hàng) gom đơn từ mọi kênh bán về một chỗ: website Shopify, Shopee, TikTok Shop, Lazada, đơn từ Facebook hay Zalo. OMS quyết định đơn nào giao cho kho nào, theo dõi trạng thái giao hàng, xử lý đơn huỷ và đơn hoàn, đồng thời giữ con số tồn kho chung để đẩy ngược lên các kênh. Nói cách khác, OMS là người điều phối đơn.
WMS (Warehouse Management System, hệ thống quản lý kho) lo những gì xảy ra bên trong kho: hàng nằm ở kệ nào, nhập bao nhiêu, xuất bao nhiêu, soạn và đóng gói đơn ra sao. Các đơn vị kho thuê ngoài thường có WMS riêng, và nhiều nơi cho chủ hàng một tài khoản OMS đi kèm để theo dõi đơn của mình.
ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm quản trị chung của doanh nghiệp: kế toán, mua hàng, nhân sự, công nợ. ERP thường nhận dữ liệu đơn và tồn kho từ OMS hoặc WMS để làm sổ sách, ít khi trực tiếp nhận đơn từ Shopify. Bảng dưới tóm tắt vai trò của từng hệ thống:
| Hệ thống | Lo việc gì | Ai thường dùng |
|---|---|---|
| Shopify | Cửa hàng, giỏ hàng, thanh toán, đơn phát sinh trên website | Đội bán hàng, marketing |
| OMS | Gom đơn mọi kênh, chia đơn cho kho, tồn kho chung, đơn hoàn | Đội vận hành đơn |
| WMS | Vị trí hàng, nhập xuất, soạn và đóng gói trong kho | Nhân viên kho, đơn vị kho thuê ngoài |
| ERP | Kế toán, mua hàng, công nợ, báo cáo quản trị | Kế toán, quản lý |
Cần đồng bộ những dữ liệu nào giữa Shopify và kho?
Một kết nối đầy đủ không chỉ chuyển đơn đi, mà còn đưa nhiều loại dữ liệu chạy theo hai chiều. Biết trước danh sách này giúp bạn hỏi đơn vị kho đúng trọng tâm.
Theo chiều từ Shopify sang kho, thứ quan trọng nhất là đơn hàng mới: tên khách, số điện thoại, địa chỉ, sản phẩm, số lượng, cách thanh toán và số tiền cần thu hộ nếu là đơn COD. Đơn bị huỷ trên Shopify cũng phải được báo sang kho, nếu không kho vẫn đóng gói và gửi đi bình thường. Với kho có quy trình riêng, ghi chú của khách như giờ nhận hàng hay gói quà cũng nên đi kèm đơn.
Theo chiều ngược lại, từ kho về Shopify, có ba thứ cần chạy về: số tồn kho thực tế sau mỗi lần nhập, xuất; mã vận đơn và tên đơn vị vận chuyển khi đơn đã gửi; trạng thái giao hàng, giao thành công hay hoàn. Khi mã vận đơn về tới Shopify, đơn được đánh dấu đã xử lý và khách nhận email theo dõi đơn. Nếu kết nối chỉ chuyển đơn đi mà không đưa những dữ liệu này về, nhân viên vẫn phải cập nhật tay như cũ.
Cuối cùng là danh mục sản phẩm. Thông thường sản phẩm được tạo trên Shopify, còn kho chỉ cần biết mã SKU, tên và khối lượng. Một số OMS cho phép làm ngược lại: tạo sản phẩm một lần trên OMS rồi đẩy lên Shopify và các sàn. Cách nào cũng được, miễn là có một nơi duy nhất giữ dữ liệu gốc.
Ba cách nối Shopify với kho và các sàn
Tuỳ quy mô và hệ thống bạn đang dùng, có ba hướng kết nối chính. Mỗi hướng có chi phí và độ linh hoạt khác nhau, không có hướng nào đúng cho mọi doanh nghiệp.
Dùng app kết nối sàn trên Shopify App Store
Cách nhanh nhất là cài một app kết nối sàn từ Shopify App Store. Tìm từ khoá “Shopee”, “Lazada” hay “TikTok Shop” sẽ ra nhiều app đồng bộ sản phẩm, tồn kho và kéo đơn từ sàn về Shopify. Khi đó Shopify trở thành nơi quản lý đơn chung, còn tồn kho trên sàn được trừ theo Shopify. Cách này hợp với cửa hàng tự đóng gói, số đơn còn vừa phải và chưa dùng kho thuê ngoài.
Điểm cần cân nhắc là mỗi app đồng bộ một phạm vi khác nhau: có app chỉ đẩy tồn kho, có app kéo cả đơn, có app hỗ trợ đơn hoàn, có app không. Hầu hết tính phí hằng tháng theo số đơn hoặc số sản phẩm. Vì vậy, hãy đọc kỹ mục tính năng và đánh giá, cài thử trong thời gian dùng thử và đặt vài đơn thật trước khi bỏ cách làm cũ.
Dùng OMS hoặc dịch vụ Shopify fulfillment
Khi đã bán trên nhiều sàn và dùng kho thuê ngoài, OMS thường là lựa chọn hợp lý hơn. Nhiều OMS và đơn vị fulfillment ở Việt Nam đã có sẵn cổng nối với Shopify, bạn chỉ cần cấp quyền cho OMS truy cập cửa hàng, ghép mã SKU, rồi đơn từ Shopify sẽ về OMS như đơn từ các sàn. OMS lo chia đơn cho kho, lấy mã vận đơn, đối soát COD và đẩy tồn kho chung lên mọi kênh.
Trên Shopify, kho thuê ngoài thường xuất hiện dưới dạng một địa điểm (location) giữ số tồn riêng, hoặc một dịch vụ fulfillment nhận yêu cầu xử lý đơn và gửi lại mã vận đơn. Theo trang trợ giúp của Shopify về địa điểm, mỗi địa điểm có số tồn kho riêng và bạn chọn được địa điểm nào nhận đơn trực tuyến. Hiểu điều này giúp bạn đọc đúng tài liệu kết nối của OMS: họ dùng địa điểm nào, tồn kho của địa điểm đó lấy từ đâu.
Viết tích hợp riêng qua Shopify API
Khi hệ thống kho, ERP hay phần mềm nội bộ không có sẵn cổng nối với Shopify, có thể viết một app riêng nối hai bên qua Admin API và webhook của Shopify. Webhook là cơ chế Shopify tự báo sang hệ thống khác mỗi khi có sự kiện, ví dụ có đơn mới hay đơn bị huỷ, nên dữ liệu đi gần như ngay lập tức. Cách này linh hoạt nhất, làm được đúng theo quy trình riêng của doanh nghiệp, nhưng tốn chi phí viết và bảo trì.
Tích hợp riêng chỉ nên chọn khi hai cách trên không đáp ứng được, ví dụ cần đồng bộ giá theo bảng giá đại lý trong ERP, hoặc kho dùng phần mềm tự viết. Trước khi làm, cần có tài liệu API của hệ thống kho và một người phụ trách kỹ thuật bên kho để phối hợp.
Góc nhìn 123Website: Gần đây chúng tôi làm việc với một thương hiệu bán trong nước đã có kho thuê ngoài, hệ thống kho của họ liệt kê Shopify trong danh sách tích hợp nhưng tài liệu công khai không ghi rõ đồng bộ những gì. Vì vậy, trước khi báo giá, chúng tôi gửi đơn vị kho danh sách câu hỏi cụ thể về đơn, tồn kho, mã vận đơn và đơn hoàn, rồi ghi phạm vi được xác nhận vào đặc tả. Phần nào kho chưa hỗ trợ thì báo khách từ đầu, không để tới lúc bàn giao.
Đồng bộ tồn kho Shopify với Shopee, TikTok Shop và các sàn
Đồng bộ tồn kho là phần dễ phát sinh lỗi nhất khi kết nối Shopify với Shopee, TikTok Shop và các sàn, vì cùng một món hàng có thể được đặt ở hai kênh trong cùng một phút. Hiểu cách hệ thống tính tồn kho giúp bạn tránh bán vượt số hàng còn lại.
Nguyên tắc chung là chỉ có một nơi giữ con số tồn kho gốc, thường là kho hoặc OMS, và mọi kênh chỉ nhận con số đó đẩy xuống. Nếu cả Shopify, sàn và kho đều được phép sửa tồn kho, các con số sẽ ghi đè lẫn nhau. Ngoài ra, bạn nên hỏi chu kỳ đồng bộ: có hệ thống cập nhật ngay khi có đơn, có hệ thống chỉ đồng bộ vài phút hoặc vài giờ một lần. Với hàng bán chạy, chu kỳ dài là nguyên nhân phổ biến của đơn huỷ vì hết hàng.
Nhiều OMS cho phép giữ lại một lượng tồn an toàn, nghĩa là chỉ đẩy lên các kênh số hàng thấp hơn tồn thật một chút. Khi còn ít hàng, khoảng đệm này giúp tránh việc hai kênh cùng bán món cuối cùng. Với các đợt khuyến mãi lớn trên sàn, bạn cũng có thể phân bổ riêng một lượng hàng cho sàn để website không bị hết hàng theo.
Mã SKU: chi tiết nhỏ quyết định kết nối có chạy hay không
Mọi liên kết giữa Shopify, OMS và kho đều dựa vào mã SKU để hiểu hai bên đang nói về cùng một món hàng. Nếu mã lệch nhau, đơn vẫn về kho nhưng không ghép được với hàng thật, và tồn kho không trừ đúng.
Mỗi biến thể cần một mã SKU riêng: một màu son là một mã, một size áo là một mã. Mã này phải giống hệt nhau trên Shopify, trên OMS, trên kho và trên các sàn, kể cả chữ hoa chữ thường và dấu gạch. Nếu trước đây mỗi kênh đặt mã một kiểu, bạn nên làm một bảng ghép mã trước khi kết nối, chọn một bộ mã chuẩn rồi sửa các kênh theo bộ đó. Việc này tốn công một lần nhưng tránh được lỗi kéo dài về sau.
Combo và quà tặng cần tính riêng. Một combo trên website gồm ba sản phẩm thì kho phải biết trừ ba mã con, không phải một mã combo không có thật trong kho. Hãy hỏi OMS cách họ xử lý combo trước khi bán, và đặt thử ít nhất một đơn combo.
Các bước kết nối Shopify với kho và OMS
Dù chọn cách nào, quá trình kết nối nên đi theo thứ tự dưới đây để phát hiện lỗi sớm và không làm gián đoạn việc bán hàng.
- Chốt phạm vi đồng bộ với đơn vị kho: dữ liệu nào đi chiều nào, chu kỳ bao lâu, đơn huỷ và đơn hoàn xử lý ra sao, ghi thành văn bản.
- Chuẩn hoá mã SKU: mỗi biến thể một mã, giống nhau trên mọi hệ thống, có bảng ghép mã nếu cần.
- Cấp quyền kết nối: cài app hoặc cấp quyền cho OMS truy cập cửa hàng Shopify bằng tài khoản của doanh nghiệp.
- Cài địa điểm và tồn kho: chọn địa điểm kho trong Shopify, đẩy số tồn ban đầu từ kho lên, đối chiếu với số thật.
- Cài thanh toán và vận chuyển khớp với kho: COD cần ghi đúng số tiền thu hộ, phí ship trên Shopify nên sát phí thật của đơn vị vận chuyển kho dùng.
- Đặt đơn thử đủ loại: đơn COD, đơn chuyển khoản, đơn combo, đơn huỷ, đơn hoàn; xem từng đơn có về kho, có mã vận đơn quay lại không.
- Chạy song song vài ngày rồi mới bỏ cách cũ: theo dõi đơn và tồn kho hằng ngày, xử lý lệch trước khi chạy quảng cáo mạnh.
Bước sáu thường bị làm qua loa, chỉ đặt một đơn thành công rồi coi là xong. Thực tế, lỗi hay nằm ở đơn huỷ và đơn hoàn, những trường hợp không ai thử cho tới khi gặp khách thật.
Sai lầm thường gặp khi nối Shopify với kho
Phần lớn sự cố sau khi kết nối không đến từ phần mềm mà từ cách cài đặt và vận hành. Một số lỗi bạn nên tránh:
- Cho nhiều nơi cùng sửa tồn kho, khiến số trên Shopify, sàn và kho ghi đè lẫn nhau.
- Không báo đơn huỷ sang kho, kho vẫn đóng gói và gửi đi, tốn phí ship hai chiều.
- Dùng mã SKU khác nhau giữa các kênh, đơn về kho mà không ghép được hàng.
- Cài cùng lúc app kết nối sàn và OMS cho cùng một việc, hai hệ thống tranh nhau trừ tồn kho.
- Kết nối bằng tài khoản cá nhân của nhân viên, đến khi người đó nghỉ thì mất quyền quản lý kết nối.
Những lỗi này đều có thể tránh nếu ghi rõ phạm vi từ đầu và thử đủ các loại đơn. Nếu bạn đang vận hành nhiều kênh mà chưa có ai theo dõi kết nối hằng ngày, một gói quản trị website hoặc kỹ thuật viên theo giờ có thể đảm nhận việc kiểm tra định kỳ.
Chi phí nối Shopify với kho và OMS
Chi phí gồm ba phần, và nên tính trước để so sánh các cách với nhau. Phần thứ nhất là phí phần mềm: app kết nối sàn thường thu theo tháng trên Shopify, OMS tính theo số đơn hoặc theo gói, còn kho thuê ngoài thường gộp OMS vào phí lưu kho và xử lý đơn. Phần thứ hai là công cài đặt: cấp quyền, ghép SKU, cài địa điểm, đặt đơn thử. Phần thứ ba chỉ có khi viết tích hợp riêng: công lập trình và bảo trì mỗi khi một trong hai hệ thống thay đổi.
Với website mới, phần kết nối nên được tính chung trong báo giá làm cửa hàng để tránh làm hai lần. Nếu muốn ước lượng trước chi phí một website bán hàng nói chung, bạn có thể thử công cụ tính chi phí website. Riêng cách Shopify thu phí gói và phí giao dịch khi bán trong nước, bài Shopify Việt Nam: bán hàng trong nước, thanh toán, chi phí đã giải thích chi tiết.
Dịch vụ tích hợp Shopify của 123Website
Nếu bạn đang làm website Shopify mới hoặc cần nối cửa hàng hiện có với kho, 123Website nhận thiết kế website Shopify kèm kết nối kho và OMS. Chúng tôi xác nhận phạm vi đồng bộ với đơn vị kho trước khi báo giá, chuẩn hoá mã SKU, cài địa điểm, đặt đơn thử và bàn giao kèm hướng dẫn. Cần website WordPress thay vì Shopify thì bạn xem bảng phí thiết kế website và các tính năng website có sẵn.
Câu hỏi thường gặp
Shopify có tự kết nối được với Shopee, TikTok Shop không?
Không. Shopify chưa nối sẵn với các sàn ở Việt Nam, nên bạn cần một app kết nối sàn trên Shopify App Store hoặc một OMS hỗ trợ cả Shopify lẫn các sàn. Khi đó đơn mọi kênh về một chỗ và tồn kho được trừ chung.
OMS khác gì phần quản lý đơn có sẵn trong Shopify?
Shopify chỉ lo đơn phát sinh trên Shopify. OMS gom đơn từ website, các sàn, mạng xã hội về một nơi, chia đơn cho kho, theo dõi vận chuyển và trừ tồn kho chung. Bán một kênh thì Shopify là đủ, nhiều kênh thì OMS đỡ việc hơn.
Nối Shopify với kho mất bao lâu?
Nếu kho hoặc OMS có sẵn cổng nối với Shopify, phần cài đặt, ghép mã SKU và đặt đơn thử thường xong trong vài ngày làm việc. Viết tích hợp riêng qua API thì lâu hơn, tuỳ tài liệu kỹ thuật của hệ thống kho.
Đồng bộ tồn kho có chạy ngay lập tức không?
Tuỳ cách kết nối. Có hệ thống đẩy tồn kho gần như ngay khi thay đổi, có hệ thống chỉ cập nhật vài phút hoặc vài giờ một lần. Khi bán chạy trên nhiều kênh, chu kỳ dài dễ gây bán vượt số hàng còn lại.
Không có OMS thì có bán đa kênh trên Shopify được không?
Được, nếu đơn còn ít: dùng một app kết nối sàn để trừ tồn kho chung, còn đơn xử lý trong Shopify. Khi đơn tăng hoặc dùng kho thuê ngoài, soạn đơn và đối soát COD bằng tay tốn nhiều người, lúc đó nên chuyển sang OMS.
Một luồng đơn, một con số tồn kho
Kết nối Shopify với kho, OMS và các sàn đáng làm ngay khi bạn bán từ hai kênh trở lên. Chọn đúng cách nối, thống nhất mã SKU và thử đủ các loại đơn là ba việc quyết định kết nối có chạy ổn hay không.
Nếu bạn cần người xem cùng hệ thống kho đang dùng và đề xuất cách kết nối phù hợp, chúng tôi sẵn sàng trao đổi qua hotline 0932 092 002, hoặc bạn để lại thông tin ở trang đăng ký tư vấn. Có thể xem thêm các dự án 123Website đã làm và dịch vụ thiết kế website trước khi liên hệ.
Jollie là chuyên gia trong lĩnh vực số hóa doanh nghiệp, tư vấn xây dựng giải pháp số và phần mềm quản trị phù hợp cho từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Với hơn 5 năm kinh nghiệm triển khai marketing online cho…
